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Fahrtkosten korrekt Abrechnen

Die anfallenden Kosten rund um die Anfahrt zu Handwerksdiensten stellen für jeden Betrieb Ausgaben dar, welche in die Abrechnung mit einbezogen werden dürfen. Seit 2014 gibt es allerdings Wichtiges zu beachten. Was man für die Fahrkostenabrechnung wissen muss erfahren Sie hier.

Ein Termin für handwerkliche Arbeiten bei einem Kunden bringt immer Ausgaben mit sich, je weiter die Entfernung zwischen Betrieb und dem Ort der Durchführung ist, desto höher. Diese Fahrtkosten setzen sich aus dem verbrauchten Treibstoff, den Anschaffungskosten des Fahrzeugs sowie den konstanten (Versicherung) und periodischen (Wartungen, TÜV und Reparaturen) Fahrzeugkosten zusammen. Außerdem ist die Fahrtzeit faktisch die zu bezahlende Arbeitszeit der Mitarbeiter. Jeder Handwerker, hat genau wie bei Material- und Arbeitskosten, ein Anrecht auf die Erstattung der Fahrtkosten.

Früher war es üblich, dass die Handwerker die Fahrtkosten zu den allgemeinen Ausgaben hinzurechneten, doch muss heute laut § 312a BGB mit dem Vertragsabschluss über die Berechnung der Fahrtkosten und deren Summe informiert werden. Wer dies versäumt hat seit 2014 kein Anrecht mehr auf eine Erstattung. Der Kunde muss also so früh wie möglich informiert werden. Doch wie berechnet man die Fahrtkosten im Vorwege?

Es gibt verschieden Möglichkeiten die Kosten aufzustellen, am häufigsten wird per Kilometerpauschale oder eben genau abgerechnet (was deutlich mehr Zeit in Anspruch nimmt, aber eben auch exakter ist). Bei der Kilometerpauschale kann ein fester Prozentsatz der Fahrtkosten pro Kilometer berechnet werden. Dies ist auch hilfreich, um dem Kunden eine Übersicht zu verschaffen, wenn ein Auftrag mehrere Fahrten erfordert und deren Anzahl nicht genau angegeben werden kann (wobei hier auch häufig eine Terminpauschale zum Zuge kommt). Die etwaige Unsicherheit bei der Anzahl der nötigen Termine sollte dem Kunden bei Vertragsabschluss kommuniziert werden, um die Zahlung der Fahrtkosten rechtlich zu sichern. Auch bei kurzfristig angesetzten Terminen sollte der Kunde immerhin telefonisch über diese aufgeklärt werden und die Aufklärung bei Ankunft schriftlich bestätigt werden. Übrigens darf bei aufeinander folgenden Terminen bei verschiedenen Kunden immer nur ein Teil der gefahrenen Kilometer berechnet werden. Es empfiehlt sich hier im Vorfeld pro Kunden eine Fahrt zwischen Firma und Auftragsort zu kalkulieren.

 Bei der Fahrtkosten-Aufstellung per Kilometerpauschale kann auch gut mit Staffelungen gearbeitet werden. Dann wird nicht jeder gefahrene Kilometer berechnet, sondern die Kosten für bestimmte Abstände (z.B. in 5 Kilometer Abschnitten oder 5, 20, 60 km Staffeln) aufgestellt. Je nach Präferenz können die Kosten dann unterschiedlich ausfallen. Das gilt auch für die Lohnkosten. Wie erwähnt müssen die im KFZ sitzenden Mitarbeiter auch für diese Zeit bezahlt werden, viele Betriebe lassen sich diese nicht vollständig vom Kunden bezahlen, sondern haben spezielle Fahrtzeit-Stundenlöhne, bei denen ein Prozentsatz vom „normalen“ Handwerkerlohn abgezogen wird. Sollten Sie aufgrund eigener Versäumnisse eine extra Fahrt tätigen müssen, darf diese nicht auf Kosten des Kunden passieren. Es ist also ratsam sich das Problem genau vom Kunden beschreiben zu lassen (falls kein Inspektionstermin abgemacht wird) und vor der Abfahrt den Werkzeugkasten zu checken. Gute Fahrt!


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