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Das Gutschriftverfahren – wofür ist es eigentlich gut?

Bei langwährenden Geschäftsbeziehungen wird häufig eine Abrechnung der Waren per Gutschriftverfahren vereinbart. In diesem Artikel beschäftigen wir uns mit dessen Vorteilen und allem was es zu beachten gibt.

Das Gutschriftverfahren beinhaltet ein eigentlich sehr einfaches Prozedere. Statt einer durch den Verkäufer gesendeten Abrechnung für Waren, stellt der Kunde diesem eine Gutschrift aus, welche die klassische Rechnung ersetzt. 

Achtung: die Erstellung eines Abrechnungsbeleges sollte keinesfalls mit der Gutschrift, welche bei Rechnungskorrekturen erstellt wird, um Differenzen zu begleichen, ohne eine zweite Rechnung zu schreiben, verwechselt werden.  

Dieses Verfahren wird vor allem bei länger bestehenden Geschäftsbeziehungen verwendet. Es setzt einerseits das Vertrauen beider Seiten voraus, denn niemand würde einem Unbekannten ohne eine Zahlungsgarantie die Ware liefern. Andererseits verursacht dieses Verfahren einen einmaligen Mehraufwand bei der Aufsetzung der Verträge. Dafür ist in der Regel eine langfristige Geschäftsbeziehung die Voraussetzung. Wenn sich die Vertragsparteien vertraglich auf das Gutschriftverfahren geeinigt haben, können auch Abrechnungszeiträume festgelegt werden. Zum Beispiel eine quartalsweise Zusendung der Gutschriften durch den Kunden.

 Achtung: Die Rechnungsprüfung liegt in dieser Art der Abrechnung immer beim Verkäufer -ein elektronisches System ist hierbei also von Vorteil.

Doch weshalb entscheidet man sich überhaupt für eine Abrechnung per Gutschriftverfahren? 

Wie bereits erwähnt ist das Verfahren vor allem bei langfristigen Aufträgen von Vorteil für die Beteiligten. Der Kunde, welcher sich dafür entscheidet, sich um die Abrechnung zu kümmern kann die Zahlungen vorprogrammieren. Zusätzlich ist man nicht auf die Ankunft der Rechnungen angewiesen, was die Planungssicherheit erhöht. Außerdem wird auf diese Weise abgesichert, dass auch alle Rechnungsdaten stimmen, und diese nicht noch mehrfach hin und her geschickt werden müssen, bis sie korrekt ins Buchhaltungssystem eingespeist werden können.

Der liefernde Partner wiederum spart sich den Aufwand für die Erstellung und den Versand der Rechnung, auf diese Weise entfällt die Notwendigkeit etwaiger Mahnungen. Das Verfahren impliziert außerdem schnelle Zahlungen. Auch ist aufgrund der Intervallzahlungen und den zugeordneten Fälligkeitsdaten eine zuverlässige Planungssicherheit gewährleistet. Jede Gutschrift hat hierbei eine eigene Seriennummer, welche bei Bündelungen der Zahlungen auf der dem Lieferanten geschickten Zahlungsanzeige aufgeführt wird.

Rein rechtlich gilt die Gutschrift übrigens als gleichwertig zur klassischen Abrechnung und wird als solche vom Fiskus anerkannt. Beide müssen, wie gewohnt, innerhalb von sechs Monaten an den Geschäftspartner übertragen werden. Sollte der Empfänger Widerspruch gegen die Gutschrift einlegen verliert diese ihre Gültigkeit vor der Steuer, bis der Widerspruch geklärt ist. Des Weiteren müssen Rechnungen und Gutschriften in der verpflichtend anzugebenden Information, wie zum Beispiel die Namen und Anschriften der beteiligten Unternehmen, Steuernummern und -Satz, Angaben zu den Dienstleistungen etc., übereinstimmen. 

Achtung: Gutschriften an Kleinunternehmen dürfen keine Mehrwertsteuer, sondern nur den Nettobetrag enthalten. Andernfalls muss Widerspruch von Seiten des Kleinunternehmers eingelegt werden, um Probleme mit dem Finanzamt zu vermeiden. Das zahlende Unternehmen wiederum kann sonst die gezahlte Umsatzsteuer nicht als gezahlte Vorsteuer beim Fiskus registrieren. 

Wie man sieht, beinhaltet die Einrichtung eines Gutschriftverfahrens durchaus Vorteile für die Geschäftspartner. Wie oben bereits erwähnt, ist es ratsam nur bei vertrauensvollen und länger währenden Beziehungen ratsam auf diese Abrechnungsweise umzustellen.


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